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Formation reporting & KPI projet

pictoObjectifs de la formation

  • Comprendre les  enjeux du reporting projet pour le pilotage et la prise de décision.
  • Définir des KPI pertinents (délais, coûts, qualité, risques, charge, valeur).
  • Mettre en place un système de collecte et de fiabilisation des données projet.
  • Construire des tableaux de bord lisibles et adaptés aux parties prenantes (équipe, direction, client, sponsor).
  • Savoir analyser les écarts, formuler des alertes et proposer des actions correctives.

pictoPublic visé

  • Chefs de projet et coordinateurs projet.
  • PMO, responsables portefeuille projets.
  • Managers opérationnels pilotant des projets.
  • Contrôleurs de gestion projet / fonctions support.
  • Toute personne produisant ou exploitant du reporting projet.

pictoPré-requis

  • Notions de base en gestion de projet (jalons, planning, livrables).
  • Utilisation courante d’Excel/Sheets recommandée.
  • Aucun prérequis technique avancé.

pictoContenu de la formation

  1. Finalités du reporting projet
  • À quoi sert le reporting : pilotage, décision, arbitrage, communication.
  • Différence entre reporting opérationnel et reporting stratégique.
  • Niveaux de lecture : équipe, management, sponsor, direction, client.
  • Risques d’un reporting mal construit (données non fiables, surcharge, décisions erronées).
  1. Les dimensions de performance à mesurer
  • Délais / planning : jalons, avancement, chemin critique (notions).
  • Coûts / budget : prévu, engagé, réalisé, reste à faire.
  • Charge / ressources : capacité, charge, disponibilité, sur-allocation.
  • Qualité : conformité livrables, taux de retouche, non-conformités.
  • Risques & incidents : criticité, tendances, plans d’action.
  • Valeur / objectifs : bénéfices attendus, résultats obtenus, valeur livrée.
  1. Définir des KPI utiles et actionnables
  • Règles de choix : pertinence, simplicité, actionnabilité, fiabilité, fréquence.
  • KPI de suivi vs KPI de résultat.
  • Indicateurs avancés (selon contexte) :
    • Respect des jalons, dérive planning (SPI simple), dérive coût (CPI simple) – notions.
    • Taux de changement, stabilité du périmètre, charge restante, vélocité/flux (si agile).
  • Définir des seuils d’alerte (vert/ambre/rouge) et critères d’escalade.
  1. Structurer un tableau de bord projet
  • Page “1 écran” : ce qu’un décideur doit voir en 30 secondes.
  • Sections recommandées : synthèse, jalons, coûts, charge, risques, décisions attendues.
  • Bonnes pratiques de lisibilité : hiérarchie, messages clés, commentaires courts.
  • Storytelling du reporting : “où on en est / ce qui change / ce qu’on décide / ce qu’on fait”.
  1. Données : collecte, fiabilisation, traçabilité
  • Sources de données (planning, CRA/temps, achats, tickets, qualité, risques).
  • Qualité des données : complétude, cohérence, mise à jour, responsable de donnée.
  • Processus de consolidation : calendrier, rôles, validation.
  • Versioning et traçabilité : baseline, historique, justification des variations.
  1. Reporting projet : formats et rituels
  • CR de réunion projet : structure utile, décisions, actions, responsables, dates.
  • Reporting hebdo vs mensuel : contenus adaptés.
  • COPIL / COMOP : attentes, supports, préparation et conduite.
  • “One-pager” projet : synthèse direction.
  • Communication des mauvaises nouvelles : méthode factuelle + plan d’actions.
  1. Analyse des écarts et plans d’actions
  • Identifier l’écart (symptôme) vs cause racine.
  • Méthodes simples : 5 Why, Ishikawa (notions), analyse d’impact.
  • Construire un plan d’actions : priorités, responsables, délais, critères de succès.
  • Arbitrages : délai / coût / périmètre / qualité.
  • Gestion des changements : demande, analyse, décision, traçabilité.
  1. KPI et pilotage des risques
  • Registre des risques : statut, tendance, actions, responsable.
  • Indicateurs de risques : top risques, risques émergents, taux de mitigation.
  • Gestion des alertes et escalade.
  • Mesurer l’efficacité des actions (avant/après).
  1. Adapter le reporting au type de projet
  • Projets “build” vs “run”, IT vs métiers, multi-sites, sous-traitance.
  • Projets en méthode classique vs agile/hybride : indicateurs adaptés.
  • Portefeuille projets : consolidation multi-projets, priorisation, capacité.
  1. Outillage du reporting
  • Excel/Sheets : structuration de fichiers, tableaux de suivi, automatisations simples.
  • Outils projet (MS Project / Planner / Jira / Trello / Monday, etc.) : principes d’intégration.
  • Bonnes pratiques : éviter la double saisie, définir une source de vérité, standardiser.
  1. Cas pratiques professionnels
  • Définir 8 à 12 KPI pertinents sur un cas projet (PME / services / IT).
  • Construire un tableau de bord “1 page” + un reporting COPIL.
  • Mettre en place seuils d’alerte et règles d’escalade.
  • Produire une analyse d’écart + plan d’actions (retard / dérive budget / risque majeur).
  • Restitution et amélioration collective.

pictoMéthodes pédagogiques

  • Apports structurés + exemples concrets de reporting (bons/mauvais).
  • Ateliers guidés de construction de KPI et tableaux de bord.
  • Études de cas et mises en situation (COPIL, escalade, décision).
  • Exercices d’analyse d’écarts et plans d’actions.

pictoMoyens pédagogiques

  • Supports de formation (cours + fiches méthodes).
  • Modèles prêts à l’emploi : tableau de bord projet, one-pager, CR, registre risques, plan d’actions, grille R/A/G.
  • Jeux de données/cas fil rouge pour construire un reporting complet.
  • Supports numériques remis aux participants.

pictoModalités d’évaluation

  • Questionnaire de validation des connaissances.
  • Évaluation pratique : création d’un tableau de bord + définition des KPI + analyse d’écarts + plan d’actions.
  • Grille d’évaluation du formateur (pertinence KPI, lisibilité, fiabilité, capacité d’analyse).
  • Attestation de fin de formation remise au stagiaire.
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