GED – EXPERT : AUTOMATISATION + WORKFLOW
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
- Concevoir et optimiser une architecture GED avancée.
- Mettre en place des workflows automatisés de validation et d’archivage.
- Paramétrer des circuits documentaires sécurisés et conformes au RGPD.
- Automatiser le classement, l’indexation et les notifications.
- Piloter la performance documentaire via des indicateurs de suivi.
Public visé
- Responsables administratifs
- DSI / responsables informatiques
- Responsables qualité
- Responsables conformité
- Gestionnaires documentaires
- Managers de services supports
Pré-requis
- Connaissance des principes fondamentaux de la GED
- Expérience d’utilisation d’un outil GED recommandée
- Notions d’organisation documentaire
Compétences visées
- Paramétrage workflow documentaire
- Automatisation classement & validation
- Gestion droits d’accès
- Sécurisation & traçabilité
- Pilotage performance documentaire
Programme détaillé
1. Architecture GED avancée
- Structuration arborescence complexe
- Plan de classement stratégique
- Métadonnées & indexation avancée
- Versioning & historique des documents
- Gestion volumétrie documentaire
- Atelier : refonte architecture existante
2. Mise en place des workflows
- Définition circuits validation
- Paramétrage étapes & rôles
- Notifications automatiques
- Gestion délais & relances
- Suivi statut documents
- Simulation workflow complet (facture, contrat, RH)
3. Automatisation & intégration
- Classement automatique par règles
- Reconnaissance automatique (OCR)
- Liaison ERP / CRM / messagerie
- Déclenchement actions automatiques
- Archivage intelligent
4. Sécurité & conformité
- Gestion droits utilisateurs
- Niveaux d’accès & confidentialité
- Journalisation & traçabilité
- Conformité RGPD
- Politique de conservation documentaire
5. Pilotage & performance
- Indicateurs de performance documentaire
- Temps de traitement
- Taux de validation
- Analyse flux documentaires
- Audit interne GED
6. Gestion des risques documentaires
- Sécurisation sauvegardes
- Plan continuité documentaire
- Gestion incidents
- Protection contre pertes données
7. Atelier final
- Conception workflow complet
- Paramétrage automatisations
- Mise en place indicateurs
- Simulation circuit validation
- Évaluation technique
Méthodes pédagogiques
- Études de cas réels
- Ateliers de paramétrage
- Simulations circuits documentaires
- Analyse processus internes
- Coaching individualisé
Moyens pédagogiques
- Logiciel GED (version test ou démo)
- Ordinateurs individuels
- Cas pratiques professionnels
- Supports numériques détaillés
- Vidéoprojecteur
Modalités d’évaluation
- Paramétrage workflow fonctionnel
- Mise en place automatisations validées
- Audit circuit documentaire
- Validation conformité & sécurité
- Attestation de fin de formation