GED – WORKFLOW & AUTOMATISATION – EXPERT

Objectifs pédagogiques

À l’issue de la formation, le participant sera capable de :

Concevoir des workflows documentaires complexes et multi-services.
Automatiser les circuits de validation et de diffusion.
Paramétrer des règles intelligentes de classement et d’indexation.
Garantir la traçabilité et la conformité réglementaire.
Optimiser la performance globale du système GED.

Public visé

Responsables administratifs
Responsables qualité
DSI / responsables informatiques
Gestionnaires documentaires
Responsables conformité
Chefs de projet digitalisation

Pré-requis

Bonne maîtrise d’une solution GED
Connaissance des principes de gestion documentaire
Notions d’organisation des processus internes

Compétences visées

Modélisation de processus documentaires
Paramétrage workflows avancés
Automatisation par règles conditionnelles
Sécurisation & gestion droits
Pilotage performance documentaire

Programme détaillé

1. Analyse et modélisation des processus

Cartographie des flux documentaires
Identification des points de validation
Analyse des risques
Optimisation des circuits internes
Définition des rôles & responsabilités
Atelier : modélisation d’un processus réel (facture, contrat, RH)

2. Paramétrage avancé des workflows

Création de circuits multi-niveaux
Délais, escalades & relances automatiques
Règles conditionnelles (si/alors)
Déclencheurs automatiques
Gestion des versions
Simulation d’un workflow complet

3. Automatisation intelligente

Indexation automatique
Classement par métadonnées
Reconnaissance OCR
Connexion ERP / CRM / messagerie
Génération automatique de documents

4. Gestion des droits & conformité

Paramétrage des profils utilisateurs
Accès différenciés & confidentialité
Journalisation des actions
Conformité RGPD & archivage légal
Politique de conservation documentaire

5. Supervision & pilotage

Tableaux de bord GED
Indicateurs de performance (KPI documentaires)
Temps moyen de validation
Taux de conformité
Audit interne GED

6. Sécurisation & continuité

Sauvegardes automatisées
Plan de reprise d’activité
Gestion incidents documentaires
Protection contre cyber-risques

7. Atelier final

Conception workflow complet multi-services
Paramétrage automatisations avancées
Mise en place indicateurs de suivi
Présentation & validation technique

Méthodes pédagogiques

Études de cas réels
Ateliers pratiques sur outil GED
Simulations de circuits complexes
Analyse collaborative des processus
Coaching individualisé

Moyens pédagogiques

Plateforme GED (environnement test)
Ordinateurs individuels
Supports numériques détaillés
Cas pratiques métiers
Vidéoprojecteur

Modalités d’évaluation

Mise en place d’un workflow fonctionnel
Paramétrage règles d’automatisation validées
Audit de conformité & sécurité
Évaluation pratique finale
Attestation de fin de formation