OUTLOOK – ORGANISATION & PRODUCTIVITÉ
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
- Organiser efficacement sa messagerie professionnelle.
- Optimiser la gestion des e-mails et du calendrier.
- Automatiser le classement et le traitement des messages.
- Planifier et coordonner des réunions efficacement.
- Gagner du temps au quotidien grâce aux fonctionnalités avancées d’Outlook.
Public visé
- Assistants administratifs
- Responsables d’équipe
- Managers
- Commerciaux
- Dirigeants
- Toute personne utilisant Outlook quotidiennement
Pré-requis
- Utilisation de base d’Outlook
- Connaissance de l’environnement Windows
Compétences visées
- Organisation messagerie
- Gestion calendrier & réunions
- Règles & automatisation
- Gestion tâches & priorités
- Optimisation productivité
Programme détaillé
1. Organisation de la messagerie
- Structure des dossiers
- Catégories & indicateurs
- Gestion priorités
- Recherche avancée
- Archivage efficace
- Exercices pratiques d’organisation
2. Automatisation & règles
- Création règles automatiques
- Redirection & classement automatique
- Réponses automatiques
- Gestion multi-comptes
- Nettoyage boîte de réception
- Atelier : mise en place système Inbox Zero
3. Gestion du calendrier
- Création rendez-vous
- Planification réunions
- Partage calendrier
- Invitations & suivi participants
- Rappels & disponibilité
4. Gestion des tâches & suivi
- Création tâches
- Listes de suivi
- Intégration e-mails en tâches
- Priorisation
- Synchronisation avec Microsoft 365
5. Collaboration & productivité
- Contacts & groupes
- Notes Outlook
- Gestion pièces jointes
- Raccourcis clavier
- Astuces gain de temps
6. Sécurité & bonnes pratiques
- Protection contre phishing
- Paramètres confidentialité
- Gestion signatures
- Sauvegarde & archivage sécurisé
7. Atelier final
- Organisation complète messagerie
- Paramétrage règles automatiques
- Planification réunion complète
- Mise en place système productivité
- Évaluation pratique
Méthodes pédagogiques
- Démonstrations pas à pas
- Exercices pratiques personnalisés
- Mise en situation professionnelle
- Coaching individualisé
- Cas concrets métier
Moyens pédagogiques
- Ordinateur individuel
- Compte Outlook / Microsoft 365
- Support pédagogique numérique
- Vidéoprojecteur
Modalités d’évaluation
- Paramétrage complet messagerie
- Mise en place règles automatiques
- Simulation planification réunion
- Validation organisation personnelle
- Attestation de fin de formation