OUTLOOK – RÈGLES & AUTOMATISATIONS

Objectifs pédagogiques

À l’issue de la formation, le participant sera capable de :

• Paramétrer des règles avancées de gestion des e-mails.
• Automatiser le tri, le classement et le suivi des messages.
• Mettre en place une organisation performante et durable.
• Réduire le volume d’e-mails non traités.
• Optimiser son temps de gestion de la messagerie.

Public visé

• Assistants administratifs
• Responsables d’équipe
• Managers
• Commerciaux
• Dirigeants
• Toute personne recevant un volume important d’e-mails

Pré-requis

• Maîtrise des fonctionnalités de base d’Outlook
• Utilisation régulière de la messagerie

Compétences visées

• Création règles conditionnelles
• Automatisation tri & classement
• Gestion alertes & priorités
• Optimisation productivité e-mail
• Sécurisation messagerie

Programme détaillé

1. Diagnostic de la messagerie

• Analyse flux e-mails
• Identification catégories prioritaires
• Détection messages récurrents
• Organisation dossiers stratégique
• Atelier : audit boîte de réception

2. Création de règles automatiques

• Règles par expéditeur
• Règles par mot-clé
• Règles par objet
• Déplacement automatique dossiers
• Marquage prioritaire
• Exercices pratiques de configuration

3. Automatisation avancée

• Conditions multiples
• Exceptions
• Catégories automatiques
• Redirection interne
• Gestion pièces jointes

4. Gestion des alertes & notifications

• Paramétrage notifications intelligentes
• Alertes VIP
• Priorisation visuelle
• Gestion suivi e-mails

5. Nettoyage & optimisation

• Archivage automatique
• Suppression automatique
• Gestion newsletters
• Mise en place méthode Inbox Zero

6. Sécurité & conformité

• Gestion spam
• Protection phishing
• Paramètres confidentialité
• Sécurisation pièces jointes

7. Atelier final

• Mise en place système automatisé complet
• Organisation boîte réception
• Paramétrage règles complexes
• Test fonctionnement
• Évaluation pratique

Méthodes pédagogiques

• Démonstrations techniques
• Exercices pratiques personnalisés
• Mise en situation professionnelle
• Coaching individualisé
• Cas réels des participants

Moyens pédagogiques

• Ordinateur individuel
• Compte Outlook actif
• Support pédagogique numérique
• Vidéoprojecteur

Modalités d’évaluation

• Paramétrage règles avancées validé
• Organisation boîte réception optimisée
• Mise en place automatisation complète
• Évaluation pratique finale
• Attestation de fin de formation